Januar 1

E-Mail Verschlüsselung Microsoft 365

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E-Mail Verschlüsselung - Microsoft 365 Exchange Online. Sicherheit erhöhen. Vertrauliche Daten schützen.

Einführung

In der heutigen Zeit sind Daten Macht. Das wissen vor allem Cyber-Kriminelle, die versuchen, mit gestohlenen Daten in irgend einer Form Geld zu machen. Sei es, dass sie versuchen, in ein Netzwerk einzudringen, Passwörter und Benutzernamen zu sammeln, oder sogar ganze Identitäten zu stehlen.

Viele Angriffe sind heute so ausgeklügelt, dass herkömmliche Viren-Software nicht mehr ausreicht. Deshalb sind umfassendere Maßnahmen notwendig, um Ihre Unternehmensdaten zu schützen.

Als Anwender von Microsoft 365 haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verschlüsseln, so dass sie nur von den Personen geöffnet werden können, für deren Augen sie bestimmt sind.

Die E-Mail-Verschlüsselung ist allerdings ein Prozess, den Sie vorher mit den Empfängern abstimmen sollten. Nutzt der Empfänger Outlook und ein Microsoft 365 Geschäftskonto, dann kann er die E-Mail einfach öffnen und Outlook entschlüsselt die E-Mail für ihn. Dies funktioniert sowohl in der Web-, Desktop- als auch in der Mobil-Variante von Outlook.

Es kommt auf die von Ihnen ausgewählte RMS-Vorlage an, ob der Empfänger Mitglied Ihres Unternehmens sein muss (zumindest aus der Sicht Ihres Microsoft 365 Tenants), oder nicht:

E-Mail Verschlüsselung Microsoft 365 - RMS-Vorlage

Bei den „Confidential“ Vorlagen können nur die Mitglieder Ihres Microsoft 365 Tenants (Ihres Unternehmens) die E-Mails entschlüsseln. Die „Verschlüsseln“ Vorlage schließt andere Tenants mit ein.

Sollte der Empfänger kein Microsoft 365 Konto haben, so erhält er eine E-Mail mit einem Link. Dieser führt ihn auf ein Microsoft 365 Login Fenster und er bekommt per E-Mail eine Einmalkennung zugeschickt, die er als Passwort verwenden kann. Dann wird für seine E-Mail Adresse ein temporärer User erzeugt, der mit Hilfe der Outlook WebApp die entschlüsselte E-Mail anzeigen kann.

Möchte er die E-Mail erneut lesen, dann muss er diesen Prozess wieder durchlaufen. Aus diesem Grund könnte es für Ihren Kunden unbequem sein, Ihre E-Mails zu lesen. Deswegen sollten Sie im Vorfeld abklären, ob Ihr Kunde damit einverstanden ist.

E-Mail Verschlüsselung in Microsoft 365 einrichten

So geht's:

1

Regeln

Sie legen im Exchange Admin Center unter E-Mail-Fluss->Regeln eine Richtlinie an, die die Verschlüsselung der E-Mails steuert

E-Mail Verschlüsselung Microsoft 365 - Schritt 01 - Regeln
2

Regel hinzufügen

Klicken Sie auf das Plus-Zeichen und dann auf „Office 365-Nachrichtenverschlüsselung und -Rechteschutz anwenden auf Nachrichten“

E-Mail Verschlüsselung Microsoft 365 - Schritt02 - Regel hinzufügen
3

Neue Regel - Name & Bedingung 01

Wählen Sie im Dropdown-Menü „*Diese Regel anwenden, wenn…“ eine Bedingung aus, mit der Sie E-Mails identifizieren wollen, die dann verschlüsselt versendet werden. Z.B. „Betreff oder Nachrichtentext…“.

Sie können auch weitere Bedingungen hinzufügen und miteinander verknüpfen.

Schritt 03 - Neue Regel - Name
4

Neue Regel - Bedingung auswählen 02

Wählen Sie z.B. „Betreff eines der folgenden Wörter enthält“ aus

Schritt 04 - Neue Regel - Bedingung 02
5

Neue Regel - Bedingung auswählen 03

Geben Sie ein Wort oder einen Satz ein, der im Betreff vorkommen soll (z.B. „Vertraulich!“) und klicken dann auf das „+“, um das Wort hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie mehrere Wörter (oder Sätze) hinzufügen, die dann über eine „Oder“ – Logik abgetestet werden.

Haben Sie alle Begriffe eingegeben, dann klicken Sie auf „OK“.

Schritt 05 - Neue Regel - Bedingung 03
6

Neue Regel - Maßnahme auswählen 01

Unter „*Folgendermaßen vorgehen…“ öffnen Sie das Dropdown und wählen im Kontextmenü „Nachrichtensichertheit ändern…“ aus.

Schritt 06 - Neue Regel - Maßnahme 01
7

Neue Regel - Maßnahme auswählen 02

Wählen Sie danach den Punkt „Office 365-Nachrichtenverschlüsselung und -Rechteschutz anwenden“ aus

Schritt 07 - Neue Regel - Maßnahme 02
8

Neue Regel - RMS-Vorlage auswählen

Unter „RMS-Vorlage auswählen“ wählen Sie z.B. „Verschlüsseln“ aus und klicken danach „OK“.

Schritt 08 - Neue Regel - RMS-Vorlage
9

Neue Regel - Speichern

Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“.

Schritt 09 - Neue Regel - Speichern

Wie wirkt sich die Richtlinie aus? Was passiert, wenn ein Benutzer keine Microsoft 365-Konto hat oder Microsoft Outlook benutzt?

Insert Content Template or Symbol

Klicken Sie auf das Wort, um die Bedeutung zu sehen

RMS



Über den Autor

Frank Piotrowsky ist IT-Consultant und beschäftigt sich mit der Automatisierung von Arbeitsprozessen, Netzwerkadministration und deren Automatisierung, sowie mit Software-Entwicklung, die ebenfalls in diese Richtung zielt. "Wenn der Computer die Arbeit für Sie erledigen kann, warum sollten Sie sie dann tun?" ist die Philosophie, die hinter dem Thema steckt.

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